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冷水灘:檔案“瘦身”減“腹”更減負(fù)

來源:區(qū)委辦 作者:梁堅(jiān)中 敬芝芝 周吉鋒 編輯:田依林 2020-06-05 11:55:49
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紅網(wǎng)時刻6月5日訊(通訊員 梁堅(jiān)中 敬芝芝 冷水灘分站記者 周吉鋒)“以前檔案館有三難,歸檔難、存放難、查找難。現(xiàn)在靠著一臺‘瘦身機(jī)’就解決了所有問題。”冷水灘區(qū)檔案館館長周平平難掩興奮指著檔案電子掃描儀向筆者介紹道。近年來,為打造“智慧檔案館”,實(shí)現(xiàn)“減環(huán)節(jié)、優(yōu)服務(wù)、壓時限、提效能”的工作要求,冷水灘區(qū)檔案館引入數(shù)字化系統(tǒng)服務(wù)項(xiàng)目,給檔案做“電療”,幫庫房收“腹”,為基層減負(fù)。

管理遇挑戰(zhàn) 變革勢在必行

據(jù)統(tǒng)計,全區(qū)檔案數(shù)量年增加率近10%,目前檔案庫房幾近飽和,檔案儲存一地難求。且僅檔案備份一項(xiàng)檔案館年耗紙量就達(dá)十余萬張,與此同步增長的還有防火、防潮、防蟲等所集聚的高額人力物力成本消耗。特別是珍貴的老舊檔案,作為重要的歷史遺產(chǎn),隨著時間流逝出現(xiàn)破損、腐蝕在所難免,保留原檔原貌既十分必要又困難重重。在信息網(wǎng)絡(luò)高效便捷化的今天,延續(xù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存方式亟待變革,檔案數(shù)字化已是大勢所趨。

掃描有神器 實(shí)現(xiàn)質(zhì)效裂變

“檔案掃描速度很快,每分鐘100來張,辨識率也很高,更重要的是直接電子備份,省卻了大量后續(xù)工作。”自打推進(jìn)檔案電子化一期工程以來,通過掃描完成檔案目錄配置及關(guān)鍵詞標(biāo)記,即可實(shí)現(xiàn)100%自動歸檔。截至目前,檔案館已對6863份案卷進(jìn)行掃描,其中民國珍貴檔案299卷,總掃描量1221176張,錄入總目錄272719條,檔案電子化率超15%。真正實(shí)現(xiàn)了“一個文件夾就是一個檔案庫,一部計算機(jī)就是整座檔案館”。

查詢便利化 口碑即是證明

檔案電子化帶來的不只是檔案館工作量上變化,還有群眾的好口碑。“一鍵查詢”讓檔案查閱“耗時、耗力、耗錢”成為過去式,服務(wù)效率和業(yè)務(wù)水平雙雙顯著提升。2019年至今,區(qū)檔案館共接待查閱檔案1萬人余次,查閱檔案資料近1萬余冊,復(fù)制檔案資料約2萬余頁。方便快捷、省時省力的查閱方式贏得了廣大群眾一致點(diǎn)贊。


來源:區(qū)委辦

作者:梁堅(jiān)中 敬芝芝 周吉鋒

編輯:田依林

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